Innovationspartnerskap är en upptäcktsfärd i upphandlingsvärlden
Inrikesministeriet intresserar sig för den upplevda tryggheten. Man vill mäta den och verkligen förstå den, för att därigenom kunna upprätthålla trygghetskänslan. Med detta i sikte har experter samlat in data med enkäter och analyserat dem.
Dessvärre har datainsamlingen inte varit tillräckligt täckande eller systematisk och uppgifterna har inte heller uppdaterats i den takt som vore önskvärd. Man bestämde sig för att ta moderna tekniska lösningar och artificiell intelligens till hjälp.
Fördomsfritt på nya banor
På enheten för strategisk styrning och utveckling på Inrikesministeriets förvaltnings- och utvecklingsavdelning började man fundera på det bästa sättet att ta itu med problemet. Redan i ett tidigt skede konstaterade teamet att det skulle bli aktuellt med att skaffa något slags datasystem, men däremot visste man inte riktigt vad som behövdes. Specialsakkunnig Hanna-Miina Sihvonen hade hört EU-kollegor berätta om positiva erfarenheter med innovationspartnerskap i motsvarande offentliga upphandlingar.
”Jag bestämde mig för att föreslå den här nya upphandlingsformen för ministeriet. Vi hade aldrig prövat på det och det var en stor kulturell förändring att inte bara rakt av köpa en lösning enligt färdiga specificeringar, exakta krav och kriterier”, minns Hanna-Miina, ett par år senare. Innan man fattade beslut om innovationspartnerskap genomförde man en marknadsundersökning för att försäkra sig om att det inte fanns någon färdig lösning.
En annorlunda upphandlingsprocess kräver kunskap
Utvecklingsdirektör Harri Martikainen, som basar för den enhet som beredde upphandlingen, berättar att man i ett mycket tidigt skede insåg att här behövdes det experthjälp i offentlig upphandling. Man bestämde sig för att anlita Hansel.
”Samarbetet hjälpte oss helt konkret. Processen bestod av flera etapper och experter från Hansel lyckades bra med att schemalägga dem. Samarbetet var inte bara effektivt, utan också verkligen trevligt”, sammanfattar specialsakkunnig Leena Seitovirta som leder projektet.
”De första infomötena om upphandlingen hölls i juni 2019 och det slutliga valet av leverantör gjordes i december 2020”, säger regeringsrådet Ulla Kumpulainen.
Mellan dessa två tidpunkter rymdes en hel del marknadsdialog, förhandlingar, dokument och prototyper. Deltagarna är överens om att den rätt så långa vägen var nödvändig för att nå fram till ett gott slutresultat.
Genom marknadsdialogen kunde man rensa bort krusidullerna och både beställaren och anbudsgivarna fick klarhet om vad upphandlingen gällde. Strategichef Ari Evwaraye påpekar att man under vägen dessutom kunde testa hur genomtänkta och genomförbara de presenterade lösningarna var:
”En tydlig skillnad till den sedvanliga modellen med anbudsförfrågan–anbud var att vi hade mer att gå på än bara ett anbud. En del av anbudsgivarna var bra på att presentera sin idé på papper, medan andra var starka på presentationerna live. Dessutom kunde vi bättre än tidigare avgöra hur anpassningsbar lösningen var efter de behov som uppkommer under dess livscykel.”
Styrka i samverkan
Utöver kärngruppen var också de deltagande anbudsgivarna genuint entusiastiska över den förestående upphandlingen.
”Självfallet var det tråkigt att informera den som blivit tvåa i loppet om vårt beslut efter ett långt samarbete. Det var ändå glädjande att höra att de också hade fått mycket i utbyte av processen”, säger Harri Martikainen.
I slutändan var det trots allt lätt att välja leverantör, för experterna Kirsi Kunnas-Leinonen och Pekka Alahuhta från Hansel hade från första början hjälpt att driva konkurrensutsättningen på ett logiskt sätt och att definiera tydliga kriterier.
Nästa steg är att finslipa den redan i sig fungerande prototypen till en perfekt diamant i samarbete med den valda leverantören Insight 360. För närvarande samlar ministeriet ett större projektteam för att de många olika behoven inom förvaltningsområdet ska bli beaktade. Hanna-Miina Sihvonen ser framför sig att efter en så positiv erfarenhet av innovationspartnerskap kommer modellen sannolikt att användas också vid andra upphandlingar.
Den går att anpassas till stora upphandlingar, eller delas upp i mindre bitar som genomförs i etapper. Det erbjuder finländska företag utmärkta möjligheter att visa upp sitt kunnande och sin konkurrenskraft. Rollen av kunder från den offentliga sektorn framhävs också som pilottestare, referens och facilitator för nyskapande inom företagssektorn, liksom också som bollplank för framtagning av nya, internationella exportprodukter.