En stram strategi styr Helsingfors upphandlingar
Helsingfors stad behövde se över sin upphandlingsstrategi, för organisationen hade förnyats redan 2017. Man hade ändå inte velat förhasta sig, utan beslutade att inleda processen parallellt med beredningen av den nationella upphandlingsstrategin. På så sätt är huvudstaden en av de första vägvisarna mot de nationella mål som fastställs i åtgärdsprogrammet för den nationella strategin.
”Det kändes naturligt att koppla samman vår upphandlingsstrategi med både stadens övergripande strategier och den nationella upphandlingsstrategin. Nyckeltemana skulle ändå ha varit väldigt likartade, trots att vi kryddade åtgärderna med aspekter som hänför sig till stadens fyra sektorer”, säger upphandlingschef Jorma Lamminmäki som deltog i beredningarna av bägge strategierna.
Effektiva workshoppar på distans
Det viktigaste målet med stadens upphandlingsstrategi är att förtydliga upphandlingarna. Samtidigt visar den utåt vilka frågor som staden fokuserar på. Helsingfors sammanfattade sina mål under följande tre teman:
- fungerande marknader och innovationsfrämjande
- effektivitet och hållbarhet
- upphandlingsledning och upphandlingskompetens.
I strategiarbetet deltog några tiotal personer från olika delar av stadsorganisationen. Dessutom anlitade man upphandlingsutvecklarna Liisa Lehtomäki, Kalle Pinni och Tuula Risikko från Hansel.
”Det var meningen att ordna workshopparna på vanligt vis, men projektet sammanföll med början av coronavirusepidemin och vi blev tvungna att justera planerna. Jag är mycket nöjd med hur experterna på Hansel faciliterade samarbetet på distans. De lyckades bra med att aktivera deltagarna”, minns Jorma Lamminmäki.
Han tackar Hansels experter för deras input av nya idéer och tips som de gav under processen och den stora hjälpen vid innehållsproduktionen. Upphandlingsstrategin som offentliggjordes i december 2020 utgör ett viktigt stöd och verktyg för teamet som styr Helsingfors upphandlingar från stadskansliet.
Fungerande upphandling borgar för fungerande serviceproduktion
Följande steg är att förankra upphandlingsstrategin i hela organisationen och komplettera den tillhörande åtgärdsplanen. Jorma Lamminmäki säger att staden kommer att utgå från en existerande arbetsmodell som bygger på en bred styrgrupp för upphandlingar. Förankringen underlättas av att Helsingfors upphandlingsstrategi är ett koncist och kompakt paket som är lätt att ta till sig. Den innehåller en tydlig sammanfattning av nyckeltemana, mätarna och åtgärderna.
”Det har pratats mycket om samhällsansvar, hållbarhet och innovationsförmåga i samband med offentlig upphandling. Jag är speciellt glad över att vi lyckades komprimera målen som hänför sig till de här frågorna till ett fungerande paket som smidigt för oss framåt mot genomförande”, sammanfattar Jorma Lamminmäki.
De närmaste åren kommer strategin att omsättas i konkreta handlingar genom målmedveten ledning och solid upphandlingskompetens.