Hansels stöd till lyckad IKT-upphandling

Finansministeriet driver ett omfattande projekt för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten. I ett stort projekt är det välkommet med hjälp. Ministeriet anlitade Hansel som stöd vid konkurrensutsättningen av utvecklingen och administrationen av de it-system som byggs upp i projektet.

Projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten ska förbättra verksamhetens genomslagskraft, effektivitet, transparens och enhetlighet. På så sätt ska ansöknings- och beviljningsprocesserna för statsunderstöd bli smidigare och öppnare. I projektet arbetar man stegvis fram en gemensam verksamhetsmodell med tillhörande informationssystemtjänster för hela statsförvaltningen och statsunderstödssökande.

”Efter många och långa utredningar stod det klart att det inte existerade något färdigt it-system för våra behov. Vi konstaterade att vi behöver ett utvecklingsteam som med agila metoder bygger upp ett system som är anpassat till ändringarna i statsunderstödssystemet”, säger projektdirektör Tuula Lybeck.

Att upphandla agil systemutveckling är ingen smal sak. Finansministeriet (FM) vända sig till Hansel för att få assistens med upphandlingen av experttjänster, och konsulten Pekka Alahuhta föreslog för ministeriet det dynamiska inköpssystemet (DIS) för it-konsultering.

”DIS lämpade sig utmärkt bra för våra behov, med avseende på både tidsplanen som kravet på agilitet. Vi hämtade in användarreferenser om DIS:et och hörde om många positiva erfarenheter”, säger projektchef Merja Irjala.

Experthjälp frigör resurser för den egna kärnverksamheten

Ett stort projekt kräver mycket arbete. Trots att FM:s team också besitter upphandlingskompetens ville man satsa de egna resurserna på kärnverksamheten i projektet. Ministeriet hade redan tidigare anlitat Hansels expertis i omfattande projekt på förvaltningsområdet. Därför var det även nu naturligt att vända blicken åt samma håll. För den interna konkurrensutsättningen i DIS, en så kallad minikonkurrensutsättning, beslutade FM att köpa Miniplus-tjänsten, för vilket Hansel ställde till förfogande ett separat team. Konsulten Pekka Alahuhta och juristen Petra Huhtala från Hansel blev väl bekanta under det intensiva samarbetet och får en stor eloge av FM:s team.

”Vi kände att det är klokt att anlita experter som dagligdags arbetar med de här frågorna. Självfallet har också kunden ett stort ansvar och ska veta vad den vill ha. Petra och Pekka bistod oss vid varje steg av upphandlingen och gav oss värdefulla synpunkter”, säger systemexpert Joose Niemi.

Kunderna i ett DIS får till sitt förfogande många olika modelldokument. De är ändå inte nödvändigtvis användbara som sådana för kundens alla behov, utan kunden ska anpassa dem efter sin verksamhet och användningen i praktiken. Speciellt avtalstexterna för agil systemutveckling gav FM:s team mycket arbete.

”En agil avtalsmodell ska också innehålla normala avtalstekniska villkor. Dem kunde vi inte ta direkt från mallarna som oftast är avsedda för anskaffning av en färdig produkt. Vi lade ner mycket tid på definitionerna av kompetensen och på avtalets omfattning, och fick också mycket värdefull hjälp av experter på Statskontoret. De noggranna förberedelserna underlättade arbetet under senare skeden och minskade riskerna”, säger Joose Niemi.

Noggranna förberedelser lönar sig

It-systemleverantörerna var ända från början mycket intresserade av upphandlingen och överraskande många deltog i informationsmötet.

”Uppslaget till att ordna ett informationsmöte för leverantörer kom från Hansel. Det var en bra mellanetapp och gav oss utmärkta idéer för processen. En oförglömlig detalj är att mötesdatumet råkade vara den dag då praktiskt taget hela Finland övergick till distansarbete på grund av coronaviruset. Vi flyttade mötet på kort varsel till webben”, säger Merja Irjala.

Det var den ända justeringen som coronaepidemin orsakade i projektet, eftersom konkurrensutsättning i DIS är en helt digital process. Man fick in sammanlagt 11 anbud. Den noggranna beredningen gav avkastning genom att de flesta anbud var väl upprättade och motsvarade kundens behov. Tidsschemat höll och nu går arbetet vidare med den valda leverantören enligt avtal. På FM berömmer man samarbetet med Hansel.

”Grundarbetet i DIS hade utförts väl och Miniplus gav oss det upphandlingskunnande och juridiska stöd som vi behövde. Tjänsten upphörde inte när vi var klara med upphandlingen, utan vi fick stöd även efter det. Man kände att det på Hansel finns en genuin vilja att hjälpa kunden”, berömmer Joose Niemi.

Ett lyckat projekt är summan av många element, men några faktorer är viktigare än andra.

”Det går inte att betona för mycket betydelsen av planering, förberedelse och grundarbete. Man ska vara insatt i kontraktet utan och innan, för att kunna leva med det och dra bästa möjliga nytta av det. Man ska också ha verktyg för att hantera situationer där allt inte går som det var tänkt”, tipsar Tuula Lybeck.

Mer information om projektet finns på Finansministeriets webbplats.